Spørgsmål om akkreditering

Som ordreholder administrerer du adgange for dit crew gennem tilknytning. Det virker sådan:

1. Du tilføjer personen i webportalen med navn og e-mail.
2. Personen får et chip-armbånd ved check-in Service Desk, når de ankommer.
3. Armbåndet knyttes til din profil som ordreholder.
4. Crewet bruger armbåndet som både adgang og betalingsmiddel.

Tilknytning er det, der bruges til crew, artister, presse og frivillige, fordi det ikke kræver at modtageren har MitID eller egen app.

Nej. Akkrediterings-adgange uddeles altid via tilknytning, og personen behøver hverken egen profil, MitID eller app. Armbåndet er nok, det er knyttet til din profil som ordreholder, og personen bruger det helt som det var deres egen.

Nej. Chip-armbåndet er ikke adgangsgivende i sig selv. Det virker kun, når det er knyttet til en profil med en gyldig adgang.

Det betyder, at et armbånd på lageret eller i en taske ikke giver adgang til noget, det skal først kobles til din ordreholder-profil og en specifik adgang, før det kan bruges.

Ja. Ved hver adgang til festivalpladsen bliver crewet tjekket ind, og når de går igen, tjekket ud. Det er vigtigt af flere grunde:

• Sikkerhed: I en akut situation ved vi præcis, hvem der er på pladsen.
• Overblik: Du som ordreholder kan følge med i realtid via webportalen.
• Personlig adgang: Et armbånd kan kun være tjekket ind ét sted ad gangen. Det forhindrer, at samme adgang bruges af to personer samtidig.

Crewet holder bare armbåndet op ved ind- og udgang, det sker automatisk.

Ja. Du kan tilføje flere adgange til samme person, fx både en crew-adgang og en backstage-adgang. De bliver alle knyttet til samme armbånd og profil.

Gæstelisten er en separat liste ved siden af selve akkrediteringslisten. Den bruges typisk til at invitere familie, venner eller andre gæster af en artist til festivalen på en bestemt dag, typisk den dag artisten spiller.

Kort sagt, forskellen:

• Akkrediteringslisten er til crew, artister, presse og frivillige. Uddeles via tilknytning (armbånd knyttet til ordreholderens profil). Intet MitID-krav på modtageren, og typisk gyldig for hele festivalen.
• Gæstelisten er til inviterede gæster. Uddeles via invite-link, og modtageren skal selv oprette en profil og aktivere adgangen. Er typisk en endags-adgang, der kun gælder den dag, artisten spiller.

En ordreholder kan have begge lister kørende samtidig.

Gæstelisten administreres fra webportalen, ved siden af akkrediteringslisten. Det er den person, vi har udpeget som administrator af gæstelisten (typisk artistens manager eller ordreholderen selv), der har ansvaret for at dele adgange ud.

Sådan gør du:

1. I webportalen går du til "Gæsteliste".
2. Tilføj modtagere med navn og e-mail.
3. Vælg den dag, adgangen skal gælde (typisk den dag, artisten spiller).
4. Har du børn under 13 på listen (uden MitID), så markér adgangen som en børne-adgang, se næste spørgsmål. Børn får ikke et invite-link, men et armbånd ved check-in.
5. Send invite-link til hver voksen modtager via webportalen.

Du har selv ansvaret for, hvem der kommer på listen, og for at dele invites ud. Hver invite er personlig og kan kun bruges af én modtager.

Børn under 13 kan ikke have MitID og kan ikke selv oprette en profil. Løsningen er enkel: på gæstelisten tilføjer du barnet og markerer adgangen som en børne-adgang.

Barnets adgang adskiller sig fra de voksne gæsters: De voksne har hver deres egen profil, som de opretter via invite-linket. Barnet har ikke en profil og modtager derfor heller ikke et invite-link. I stedet er barnets adgang teknisk knyttet til administratoren af listen (samme princip som adgangene på akkrediteringslisten).

Sådan gør du:

1. Tilføj barnet på gæstelisten med navn og alder.
2. Markér adgangen som børn under 13 / børne-adgang.
3. Ved check-in Service Desk afhenter barnets voksne ledsager (typisk forælder) et NFC-armbånd til barnet.

Modtageren klikker på invite-linket fra jeres mail og går gennem disse trin:

1. De opretter en profil i appen eller webshoppen (bekræftet med MitID).
2. De aktiverer deres endags-adgang via linket.
3. De bruger appen (eller bestiller et chip-armbånd) til at komme ind på pladsen på den gyldige dag.

Forløbet ligner det for en almindelig gæstebillet, bortset fra at adgangen er bundet til en specifik dag og stammer fra jer som ordreholder.

Ja, inden for visse regler:

• Er adgangen endnu ikke aktiveret af modtageren, kan du frit fjerne den fra gæstelisten i webportalen. Invite-linket deaktiveres med det samme.
• Er adgangen aktiveret, men ikke brugt til check-in, kan du stadig trække den tilbage, modtageren mister adgangen.
• Er gæsten allerede checket ind på pladsen, er adgangen låst. Den kan ikke trækkes tilbage, før gæsten er tjekket ud.

Samme regler som for andre billetter, en aktiv check-in låser adgangen.

Nej. En gæsteliste-adgang er personlig, ligesom en almindelig gæstebillet. Vil I invitere flere personer, skal I udstede flere invites fra gæstelisten, ét per person, hver med eget invite-link.

Det sikrer, at hver adgang er koblet til en verificeret person, og at I har overblik over, hvem der er kommet ind via gæstelisten.

Delegerede personer (med armbånd knyttet til din profil) bruger automatisk din Beats-konto. Du oplader Beats som ordreholder, og crewets køb trækkes fra din saldo.

Du kan sætte et maks-forbrug per armbånd, så forbruget ikke løber løbsk, fx 300 Beats per kunstner eller 500 per crew-medlem.

Ja. I webportalen kan du sætte et maks-forbrug per armbånd. Når grænsen er nået, kan armbåndet ikke købe mere på din Beats-konto.

Du kan til enhver tid justere eller fjerne grænsen. Du ser forbruget i realtid for hvert armbånd, så du har fuld oversigt.

Ja. Du kan slå automatisk optankning til på din ordreholder-profil. Det betyder, at Beats fyldes op automatisk, når saldoen er lav, særligt praktisk ved større crews eller længere arrangementer, hvor du ikke vil risikere, at armbåndene stopper midt under festivalen.

Du kan sætte et meget højt eller intet maks på de enkelte armbånd, så bruger kunstneren så mange Beats, som du har på din konto. Alternativt kan du bare lade være med at sætte en grænse.

Husk, at alle køb trækkes fra din Beats-konto, så det kan være en god idé at slå auto-optankning til.

Udenlandsk crew uden MitID kan sagtens være med. Da I bruger tilknytning (ikke videregivelse) til crew, er MitID ikke et krav for dem, de behøver hverken dansk profil eller app.

De møder bare op ved check-in Service Desk og får udleveret et armbånd, som I har klargjort i webportalen.

Ja. Du kan tilføje personer i webportalen helt op til og under festivalen. Så længe personen er oprettet og adgangen er klar, kan I udstede et armbånd ved check-in Service Desk.

Bare vær opmærksom på, at ved større last-minute tilføjelser kan der være kø ved check-in. Planlæg i god tid, hvis det er muligt.

Teknisk set kan et armbånd kun være tilknyttet én person ad gangen. Hvis I har vagtskifte, er der to muligheder:

• Bestil to armbånd: Et til hver person. Så kan I fjerne den ene, når personen går hjem.
• Skift i webportalen: Fjern armbåndet fra person A, og knyt det til person B. Kræver adgang til webportalen på dagen.

Vi anbefaler at have et armbånd per person, det er nemmere og mere sikkert.

Skriv til os på kontor@ringstedfestival.dk, så finder vi en løsning sammen. Vi har erfaring med:

• Personer med nedsat funktionsevne.
• Særlige adgangsbehov (lifter, kørestolsadgang, tegnsprog).
• Ledsagere og personlig assistance.

Skriv i god tid inden festivalen, så vi kan sætte alt op.

Webportalen viser realtid check-in status for alle dine adgange. Du kan se:

• Hvem der er tildelt en adgang.
• Hvem der har fået udleveret armbånd.
• Hvem der er checket ind (og hvornår).
• Hvem der er checket ud.

Det giver dig fuld oversigt over dit crew undervejs.

1. Personen henvender sig ved Service Desk.
2. Service Desk deaktiverer det mistede armbånd og udsteder et erstatnings-armbånd.
3. Kontakt kontor@ringstedfestival.dk ved mistanke om misbrug.

Sørg for at sige til crewet, at de med det samme skal kontakte Service Desk, hvis de mister armbåndet, så intet misbrug kan ske.

Ja. Som ordreholder har du adgang til alle dine tildelte adgange via webportalen. Hvis en person i dit crew har glemt sin email-bekræftelse ved check-in Service Desk, kan du fremvise adgangen direkte fra webportalen, og personalet kan udlevere armbåndet.

Ja. Har en person i dit crew mistet sin e-mail med adgangsoplysninger, kan du gensende den fra webportalen. Find personen, og tryk "Gensend".

Alle adgange og akkrediteringer nulstilles automatisk efter endt festival. Armbånd deaktiveres, og tilknyttede personers adgang ophører.

Det sker automatisk, du behøver ikke gøre noget aktivt.

Ubrugte Beats på din ordreholder-konto kan refunderes efter festivalen mod et mindre gebyr. Alternativt kan I lade dem stå til næste år, så er de klar igen næste sæson. Det er gratis.

Kontakt kontor@ringstedfestival.dk for refundering med dit navn og ordrenummer.

Ja. Webportalen giver et samlet overblik over Beats-forbrug på tværs af alle tilknyttede armbånd, perfekt til intern afrapportering eller bogføring.