Support / Q&A for virksomheder
🏢 For virksomheder & organisationer

SpÞrgsmÄl fra virksomheder

Svar til virksomheder, foreninger og organisationer, der har kÞbt billetter til medarbejdere, medlemmer eller gÊster. SpÞrgsmÄl om webportal, fordeling, Beats-administration og rapportering. For detaljerede flows henviser vi til B2B-flowsiden.

Vigtigt om kategorier: Denne Q&A dÊkker medarbejdere og virksomhedsgÊster. Artister, crew/frivillige og presse hÄndteres i separate flows med hver deres adgangsregler, armbÄndstyper og backstage-privilegier, se Q&A for crew eller skriv til kontor@ringstedfestival.dk, hvis I er i tvivl om den rette kategori.
Denne Q&A er under opbygning. Nogle funktioner er stadig ved at blive finpudset, se "Åbne spĂžrgsmĂ„l" nederst, eller kontakt os pĂ„ kontor@ringstedfestival.dk med konkrete behov.
Bestilling & fordeling Beats-administration Webportal & adgang Rapportering Medarbejdere & gĂŠster
Ingen spÞrgsmÄl matcher din sÞgning. PrÞv et andet ord, eller skriv til kontor@ringstedfestival.dk.
🛒

Bestilling & fordeling

Kan vi bestille et stĂžrre antal billetter ad gangen?

Ja. Virksomheder, foreninger og organisationer kan bestille billetter i stĂžrre antal, typisk 10, 50 eller 100 stk., og fordele dem til medarbejdere, medlemmer eller gĂŠster efterfĂžlgende.

Som virksomhed fÄr I adgang til et webinterface (webportal), hvor I kan administrere billetter, adgange og Beats, alt sammen fra computeren.

Kontakt os pÄ kontor@ringstedfestival.dk med antal og formÄl, sÄ sÊtter vi det op for jer.

Se B2B-flows →
Hvordan fordeler vi billetter til vores medarbejdere?

I kan fordele billetter pÄ to mÄder, afhÊngigt af hvad der passer bedst:

  • Videregivelse: Billetten flyttes permanent til modtagerens egen profil. Modtageren har sin egen Beats-konto og er selv ansvarlig for sin adgang.
  • Tilknytning: Billetten forbliver pĂ„ jeres konto, og personen fĂ„r et chip-armbĂ„nd ved ankomsten. ArmbĂ„ndet er knyttet til jeres profil, og personens kĂžb trĂŠkkes fra jeres Beats-konto.

Webportalen lader jer vÊlge pr. billet, om det skal vÊre en videregivelse eller en tilknytning. I kan ogsÄ importere en CSV-fil med navne og e-mails for at fordele mange billetter pÄ én gang.

Profil-krav ved tilknytning: Som udgangspunkt skal hver tilknyttet modtager have en egen profil, sÄ der er en person knyttet til armbÄndet. Vi tillader dog, at en manager kan holde en eller flere "userless"-adgange uden en individuel profil pÄ modtageren, typisk til korte, anonyme gÊsteadgange, hvor det ikke giver mening at invitere en person op. Kontakt os, hvis I har brug for denne type adgang.
Se fulde B2B-flows →
HvornÄr kan vi videregive en billet?

Videregivelse kan ske indtil billetten er inde pÄ pladsen. SÄ snart en billet er brugt til check-in (gÊsten er ankommet og scannet ind), er den lÄst, og den kan ikke videregives, fÞr gÊsten har tjekket ud igen.

Det betyder:

  • Er billetten ikke brugt endnu, kan I videregive den frit.
  • Er gĂŠsten pĂ„ pladsen, er billetten lĂ„st til den profil, der har checket ind.
  • NĂ„r gĂŠsten tjekker ud, Ă„bnes billetten igen, men typisk til brug dagen efter eller til afslutning af festivalen.
Hvorfor reglen? Den forhindrer, at samme billet ved et uheld (eller bevidst) bruges af to personer samme dag, eller at en billet videregives midt under festivalen, hvor der er scannet ind pÄ den.
Kan vi importere en liste med navne og e-mails?

Ja. I kan uploade en CSV-fil med modtageres navne og e-mails, og webportalen fordeler automatisk billetter til hver person. For hver modtager vĂŠlger I, om billetten skal vĂŠre en videregivelse eller en tilknytning.

Det prĂŠcise CSV-format (kolonner, separator, encoding) er ved at blive finpudset. Kontakt os for aktuelle specifikationer.
Kan vi fĂžlge med i, hvem der er ankommet?

Ja. Webportalen viser status pr. billet: ikke tildelt, videregivet, accepteret, udlÞbet, samt realtids check-in status, sÄ I kan se, hvem af jeres medarbejdere eller gÊster der er ankommet til festivalen.

Det gÊlder bÄde for videregivne billetter og tilknyttede personer.

Hvad gĂžr vi, hvis en invitation er udlĂžbet?

Invitationslinks udlĂžber efter 72 timer. Hvis en medarbejder eller gĂŠst ikke har accepteret i tide:

  1. Find den udlĂžbede videregivelse i webportalen.
  2. Tryk "Gensend".
  3. Et nyt link sendes til modtageren med ny 72-timers frist.

I kan gensende sÄ mange gange, det er nÞdvendigt.

🍻

Beats-administration

Hvad er Beats, kort fortalt?

Beats er festivalens digitale valuta. PÄ festivalpladsen betales der kun med Beats, kontanter og kort tages ikke imod direkte ved baren. Beats kan kun bruges pÄ festivalpladsen og kan ikke veksles til kontanter.

Virksomheder administrerer typisk Beats samlet fra webportalen og fordeler til medarbejdere og gÊster via tilknyttede armbÄnd eller videregivne billetter.

Hvordan oplader vi Beats pÄ virksomhedens konto?

I webportalen kan I:

  1. GĂ„ til "Beats-administration".
  2. VĂŠlge belĂžb og betale med firmakort, MobilePay eller faktura (aftales).
  3. Eventuelt slÄ automatisk optankning til, sÄ saldoen fyldes op ved lav balance, sÊrligt praktisk ved stÞrre arrangementer.

Tilknyttede personer med chip-armbÄnd bruger jeres Beats-konto automatisk. Modtagere af videregivne billetter har egne konti.

Kan vi sÊtte et maks-forbrug per armbÄnd?

Ja. For hvert armbÄnd I tilknytter jeres profil, kan I sÊtte et maks-forbrug i webportalen. Det betyder at medarbejderen eller gÊsten kun kan bruge op til det belÞb, I har valgt, herefter kan armbÄndet ikke kÞbe mere.

I kan til enhver tid justere maks-grÊnsen eller fjerne den igen. I ser forbruget i realtid for hvert armbÄnd.

Kan vi betale med faktura?

Ja, for virksomheder og organisationer kan vi typisk aftale faktura-betaling. Det gÊlder bÄde for billetkÞb og oplad af Beats-konto.

Kontakt os pÄ kontor@ringstedfestival.dk med CVR-nummer og belÞb, sÄ sender vi en faktura.

NĂžjagtige betalingsbetingelser og kreditgrĂŠnser aftales individuelt.
FĂ„r vi ubrugte Beats tilbage efter festivalen?

Ubrugte Beats kan refunderes efter festivalen, mod et mindre gebyr. Alternativt kan I lade dem stÄ til nÊste Är og bruge dem til nÊste Ärs billetkÞb eller Beats-administration. Det er gratis.

Kontakt os pÄ kontor@ringstedfestival.dk for refundering, angiv ordrenummer og CVR.

💻

Webportal & brugeradgang

Hvordan logger vi ind i webportalen?

NĂ„r I har bestilt billetter som virksomhed, sender vi et link til webportalen sammen med jeres ordrebekrĂŠftelse. I logger ind med:

  • Jeres firma-e-mail (den I bestilte med).
  • Et password, I opretter ved fĂžrste login.

Webportalen er et browser-interface, I behÞver ikke installere noget. Den virker bÄde pÄ computer og mobil, sÄ I kan administrere billetter, delegere adgange eller fylde Beats op direkte fra telefonen, ogsÄ pÄ vej til eller under festivalen.

PÄ mobil: Layoutet tilpasser sig automatisk. Det meste, I gÞr pÄ laptop, kan I gÞre pÄ mobil, men komplekse opgaver som CSV-import af store lister er hurtigere fra computer.
Hvordan ved billetsystemet, at vi er en virksomhedskunde?

NÄr I opretter jeres fÞrste bestilling som virksomhed, knytter vi en virksomheds-account til den bruger, der stÄr for bestillingen. Denne account fÞlger jer fremover:

  • Fremtidige bestillinger kobles automatisk til samme account.
  • Access til webportalen, rapporter og fakturering hĂŠnger pĂ„ accounten, ikke pĂ„ den enkelte person.
  • Skifter den ansvarlige medarbejder job, kan accounten overdrages, kontakt os, sĂ„ hjĂŠlper vi med det.

I praksis betyder det, at I ikke skal identificere jer som virksomhed ved hvert kÞb. Det er nok, at den person, der bestiller, er logget ind pÄ jeres virksomheds-account.

Kan flere medarbejdere dele adgangen til webportalen?
Dette er under afklaring. Hvis I har behov for flere administratorer med forskellige rettigheder (fx én til bestilling og én til Beats-administration), sÄ skriv til kontor@ringstedfestival.dk, sÄ finder vi en lÞsning.
En af vores medarbejdere har ikke MitID, hvad gĂžr vi?

MitID-kravet gÊlder for individuelle gÊste-profiler, der modtager en videregivet billet. For tilknytning (hvor billetten forbliver hos jer og personen fÄr et armbÄnd) er MitID ikke nÞdvendigt for modtageren.

Alternativer for medarbejdere uden MitID:

  • Brug tilknytning i stedet for videregivelse, personen behĂžver hverken app eller profil.
  • Ved udenlandske medarbejdere: Kontakt os, vi arbejder pĂ„ alternativer.
📊

Rapportering & bogfĂžring

Kan vi fÄ en Beats-rapport til bogfÞring?

Ja. Webportalen giver et samlet overblik over Beats-forbrug pÄ tvÊrs af alle jeres tilknyttede armbÄnd og videregivne billetter. I kan eksportere data til brug i virksomhedens regnskab.

Konkrete eksportformater (CSV, PDF, Excel) er under afklaring. Skriv til os, hvis I har specifikke krav til bogfĂžringsformatet.
Hvordan hÄndteres moms og fakturaer?

Fakturaer for billetkÞb og Beats-oplad sendes med korrekt moms-specifikation. Kvitteringer for forbrug pÄ festivalen er tilgÊngelige via webportalens eksport.

Har I sÊrlige krav til faktureringen, sÄ skriv til kontor@ringstedfestival.dk.

👤

Medarbejdere & gĂŠster

Hvad med medarbejdere uden smartphone?

Medarbejdere uden smartphone kan sagtens deltage. I har to muligheder:

  • Tilknytning med armbĂ„nd (anbefalet): Billetten forbliver hos jer, og personen fĂ„r et chip-armbĂ„nd ved Service Desk ved ankomst. Ingen app, ingen profil nĂždvendig for personen.
  • Videregivelse med webshop-profil: Personen opretter en profil i vores webshop (pĂ„ computer) og aktiverer billetten der. Derefter bestiller de et armbĂ„nd, som de henter ved Service Desk.

Bestil armbÄndene i god tid, sÄ de er klar ved ankomsten.

Hvordan sikrer vi, at en medarbejder ikke overforbruger?

For tilknyttede personer (med armbÄnd knyttet til jeres profil) kan I:

  • SĂŠtte et maks-forbrug per armbĂ„nd i webportalen.
  • FĂžlge forbruget i realtid for hvert armbĂ„nd.
  • Justere grĂŠnsen eller fjerne armbĂ„ndet, hvis noget ser forkert ud.

For videregivne billetter har modtageren sin egen Beats-konto og stÄr selv for forbruget.

Hvad gÞr vi, hvis en medarbejder mister sit armbÄnd?
Realtids-spÊrring af armbÄnd er under udvikling. Indtil da kan medarbejderen henvende sig ved Service Desk, der kan udstede et erstatnings-armbÄnd og deaktivere det mistede.

Kontakt ogsÄ gerne kontor@ringstedfestival.dk, hvis der er mistanke om misbrug.

MÄ en medarbejder lÄne sit armbÄnd til en kollega?

Nej. Profil, billet og Beats er strengt personlige. Hvert armbÄnd er knyttet til én bestemt person, og udlÄn er ikke tilladt.

Har I brug for at skifte, hvem der har adgang (fx ved vagtskifte under festivalen), kan I fjerne et armbÄnd fra en person i webportalen og tilknytte det til en anden, men ikke under aktivt brug pÄ dagen.

❓

Åbne spĂžrgsmĂ„l

Ting, der stadig er ved at blive finpudset:
  • – PrĂŠcist CSV-format for batch-import (kolonner, separator, encoding).
  • – Flere administratorer per virksomhed med forskellige rettigheder.
  • – Konkrete eksportformater for Beats-rapportering.
  • – Push-notifikationer af check-in status til admin.
Har I brug for noget specifikt, sÄ skriv til kontor@ringstedfestival.dk.

Har I spÞrgsmÄl, vi ikke har svaret pÄ?

Vi arbejder sammen med jer om at finde den bedste lĂžsning. Skriv direkte til os, gerne med CVR og belĂžb/antal.

✉ Kontakt os