Ringsted Festival 2026 · kundeservice

Anonymisér en deltager (GDPR)

Når en gæst beder om at blive slettet, overskriver vi deres identitet. Der er to knapper i menuen, Anonymisér (GDPR) og Slet gæst, og næsten altid er det den første, du skal bruge. Én ting er hele grundreglen: kontoen skal være gjort op først. Ingen penge, ingen ubrugte billetter, ingen ansvar der hænger.

Grundregel: anonymisering fjerner personen fra alle festival-år, ikke kun det du står på. Det kan ikke fortrydes, og der er ingen fortrydelsesknap bagefter.

Hvorfor alle år? Den samme person har typisk en profil for hvert år, de har været med. Slettede vi kun 2026, ville navn, e-mail og fødselsdag stadig ligge på 2024 og 2025. Så var anmodningen ikke besvaret. Derfor tager systemet dem alle på én gang.

📍

Find vej

Hvor gør man det?

Tre steder, og de gør ikke det samme.

Sted	Hvem bruger det	Hvad sker der
Deltagere Drift → Adgang & billetter → Deltagere	Kundeservice	Slå personen op, åbn profilen, og brug Handlinger. Her ligger både Anonymisér (GDPR) og Slet gæst. Det er her arbejdet gøres.
Sletteanmodninger Adgang & log → Sletteanmodninger	Kundeservice-ansvarlig	Indbakken over alle anmodninger, og hvornår hver enkelt skal være besvaret. Den er ikke afgrænset til det år, du står på, for en anmodning gælder personen. Kræver særlig adgang.
Gæsten selv Appen /pages/request-delete	Gæsten	Gæsten beder om sletning i appen. Der slettes ikke noget af sig selv: der oprettes en sag, og festivalkontoret får en mail. Nogen skal stadig gøre arbejdet. Den offentlige side er til dem, der ikke kan logge ind.

Fristen løber fra anmodningen, ikke fra sagen. Uanset hvilken vej den kom ind, har vi en måned til at svare, og den regnes fra dagen den kom. Derfor oprettes sagen med det samme, også før nogen har set på den.

🧮

Vælg rigtigt

Slet eller anonymisér?

To knapper i samme menu. Kun den ene er svaret på en sletteanmodning.

Kort sagt: anonymisér er svaret næsten hver gang. Slet gæst virker kun på en profil, der aldrig har været brugt til noget.

I tvivl? Vælg anonymisér. Systemet stopper dig selv, hvis du vælger forkert: prøver du at slette en profil med historik, bliver handlingen afvist med besked om at anonymisere i stedet. Der er ingen vej til at slette bogføring ved et uheld.

🔍

Før du trykker

Tjek det her først

Tre ting, hver gang. De tager et minut og redder dig fra en sletning, der ikke kan rulles tilbage.

Er det den rigtige person? Bekræft identiteten, før du gør noget. En sletteanmodning fra en mailadresse er ikke i sig selv bevis for, hvem der skriver.
Hvornår kom anmodningen? Noter datoen. Vi har en måned til at svare, og fristen regnes fra den dag, anmodningen kom ind, ikke fra den dag du åbner sagen.
Har du en begrundelse klar? Feltet er obligatorisk, og teksten gemmes i audit-loggen sammen med dit navn. Skriv noget, der giver mening om et halvt år, fx Sletteanmodning modtaget 12/8, verificeret via MitID.

🛑

Vurderingen

De 8 ting der spærrer

Systemet tjekker dem selv og viser dem i dialogen. Ryd dem, så åbner knappen sig.

Når du åbner dialogen, henter systemet en vurdering af personen på tværs af alle deres år. Er der noget uafklaret, står året med rød ramme og spærringen skrevet under. Koden i monospace er den samme, som står i sagens historik, så du kan skrive den videre til LiveCloud.

Kode	Hvad betyder det	Hvad gør du
Positiv saldo `positive_balance`	Der står stadig beats på profilen. Vurderingen fortæller, hvor mange der kan refunderes til kort, hvor mange der ikke kan, og hvor meget der skyldes fra videresalg.	Kort-beats refunderer gæsten selv i webticket under Beats, Refusion. Resten kan kun afskrives af LiveCloud, og det kræver en begrundelse.
Firma-beats `company_beats`	En del af beatsene er givet af en virksomhed og tilhører deres pulje, ikke gæsten. Vurderingen navngiver puljen.	De skal kaldes tilbage til puljen først. Det gør LiveCloud, og det skal ske før noget afskrives, ellers brænder vi virksomhedens penge af.
Uindløste billetter `unredeemed_tickets`	Personen har gyldige billetter, der aldrig er brugt. Vurderingen siger også, hvor mange af dem der er udstedt af en virksomhed.	Annullér billetterne, eller overdrag dem til en anden. En billet, der stadig er gyldig, kan ikke bare miste sin ejer.
Refusion undervejs `pending_refund`	Der ligger en refusion, som endnu ikke er gennemført.	Vent til den er færdig. Sletter vi først, ved vi ikke længere, hvem pengene skulle til.
Udbetaling ikke afregnet `pending_cashout`	Personen har bedt om at få beats udbetalt, og udbetalingen er ikke gjort færdig.	Afregn udbetalingen først. Samme grund som ovenfor: pengene skal nå frem, før modtageren forsvinder.
Aktive billetdelinger `active_shares`	Der er åbne delinger, hvor personen enten har sendt en billet videre eller står til at modtage en.	Kald delingerne tilbage, eller lad dem blive gjort færdige. Så er det klart, hvem billetten ender hos.
Kontoadministrator `account_manager`	Personen er ejer eller administrator på en virksomhedskonto. Ens egen private konto tæller ikke med.	Overdrag rollen til en anden i virksomheden først. Gør vi det ikke, mister virksomheden adgangen til sin egen pulje.
Medarbejderprofil `staff_profile`	Personen har været ansat eller frivillig hos os.	Denne kan du ikke rydde. Ansættelsesdata har sin egen opbevaringsfrist og slettes ikke på anmodning. Send sagen til LiveCloud.

Én spærring spærrer det hele. Fordi anonymiseringen tager alle år på én gang, stopper en uindløst billet på 2024 også sletningen af 2026. Det er med vilje: enten svarer vi hele anmodningen, eller også svarer vi den ikke.

✅

Sådan gør du

Trin for trin

Når vurderingen er ren, tager selve handlingen et halvt minut.

Gå til Drift → Adgang & billetter → Deltagere, og søg personen frem på navn, e-mail, telefon eller billetkode. Du finder kun profilen for det år, du står på – det er i orden, resten kommer med.
Åbn deltageren, klik Handlinger øverst til højre, og vælg Anonymisér (GDPR). Ikke Slet gæst.
Læs vurderingen. Den lister alle de år, personen optræder på, med hvad hvert år indeholder. Røde rækker er spærret, og spærringen står under året.
Ryd spærringerne, hvis der er nogen. Luk dialogen, ordn tingene, og åbn den igen, så vurderingen er ny.
Skriv begrundelsen i feltet nederst. Mindst et par ord, og skriv det for den, der læser det senere.
Tryk Anonymisér. Bagefter står personen som [redacted] på alle år, og du får en kvittering på hvor mange.

Sådan ser dialogen ud

Her er en person, der optræder på to år. Ringsted er ren; Festhallen har en ubrugt billet, og den række er spærret. Knappen nederst er grå, indtil spærringen er ryddet.

Anonymisér deltager

Identiteten på Brynhild Saltmarsh overskrives på alle de summits, personen optræder på. Ordrer, betalinger, refusioner, kreditnotaer og beats-posteringer bevares, fordi vi har pligt til at gemme dem i fem år. Handlingen kan ikke fortrydes.

Det her anonymiseres

Personen optræder på 2 summits. Alle anonymiseres.

Ringsted Festival (den du står på) Brynhild Saltmarsh · brynhild@eksempel.dk Ingen historik

Festhallen Brynhild Saltmarsh · brynhild@eksempel.dk 1 billet

Uindløste billetterunredeemed_tickets 1 gyldig billet er aldrig brugt, heraf 0 udstedt af en virksomhed

Gennemtving alligevel. Jeg er klar over at det anførte ikke er afregnet, og begrundelsen bliver gemt som en bevidst tilsidesættelse.

Begrundelse (gemmes i audit-log)

fx Sletteanmodning modtaget 12/8, verificeret via MitID

Annullér

Anonymisér

▸Læg mærke til, at Festhallen står med i listen, selvom du står på Ringsted og kun kan se Ringsted-profilen i deltagerlisten. Det er meningen: anmodningen gælder personen, ikke året.

▸Der er ingen afkrydsning ud for de enkelte år. Man kan ikke vælge et år fra. Den eneste afkrydsning er gennemtvingningen.

📋

Godt at vide

Hvad forsvinder, hvad bliver

Så du kan svare gæsten, hvis de spørger.

Det forsvinder	Det bliver stående
Navn, e-mail, telefonnummer, fødselsdag og alder. Pinkode, scanningskode og profilbillede. Armbånd (frigives til puljen igen), telefoner og enheder, wallet-pas. Alle logins og app-sessioner. Noter på profilen, navne på invitationer og på billetter, personen har haft.	Ordrer, betalinger, refusioner og kreditnotaer. Beats-posteringerne i regnskabet. Kontrakter. Medarbejderprofiler. Hvorfor: vi har pligt til at gemme bogføringen i fem år. Den kan ikke slettes på anmodning, og det er lovligt at beholde den.

Sig det sådan til gæsten: „Din profil og dine personoplysninger er slettet. De køb, du har lavet, står stadig i vores regnskab, fordi vi er forpligtet til at gemme bogføring i fem år, men de er ikke længere knyttet til dit navn.“

🗑️

Den anden knap

Slet gæst: hvornår virker den?

Kun på en profil helt uden historik. Ellers afviser systemet selv.

Handlinger → Slet gæst fjerner profilen helt, i stedet for at overskrive den. Bekræftelsesboksen siger det selv: „Sletning er kun mulig hvis gæsten ikke har historik. Findes der ordrer, billetter, wallets eller scanninger, bliver handlingen afvist – de skal afregnes og anonymiseres i stedet.“

Situation	Hvad sker der	Hvad gør du
Profilen er tom Ingen billetter, ordrer, beats eller scanninger	Profilen slettes, og du sendes tilbage til deltagerlisten.	Fint. Det er typisk en profil oprettet ved en fejl eller en dublet.
Profilen har historik	Afvist: „Kan ikke slette en deltager med historik (1 billet). Sletning river bogføring med sig, som vi har pligt til at gemme – afregn og anonymisér i stedet.“	Brug Anonymisér (GDPR). Beskeden siger det selv.
Personen er allerede anonymiseret	Afvist: „Deltageren er anonymiseret. Rækken bevares med vilje, så ordrer og posteringer bliver hele.“ Menupunktet Anonymisér (GDPR) er også væk.	Ingenting. Sagen er lukket, og rækken skal blive stående.
Der er åbne billetdelinger	Afvist: „Kan ikke slette en deltager med aktive billetdelinger. Kald dem tilbage eller afslut dem først.“	Ryd delingerne. Samme spærring gælder anonymisering.

Slet gæst gælder kun det år, du står på. Anonymisering tager alle år; sletning tager én profil. Det er endnu en grund til, at sletning aldrig er svaret på en sletteanmodning fra en person, der har været med flere år.

⚠️

Kun i særlige tilfælde

Gennemtving

Der er en afkrydsning, der kan omgå spærringerne. Den er ikke en genvej.

Er der spærringer, får du en rød boks med en afkrydsning: „Gennemtving alligevel.“ Den lader anonymiseringen køre, selv om noget ikke er afregnet. Din begrundelse bliver gemt som en bevidst tilsidesættelse med dit navn på.

Brug den kun, når spærringen er håndteret på anden vis, og du kan skrive hvordan. Fx: billetten er annulleret manuelt, beatsene er udbetalt kontant og bogført. Er du i tvivl, så lad være, og send sagen til LiveCloud. Der er ingen vej tilbage.

🔧

Når noget driller

Fejlbeskeder

Fire du kan møde, og hvad de betyder.

Det står der	Hvad betyder det	Hvad gør du
„GDPR-skrivninger er slået fra i dette miljø“	Sikkerhedslåsen er slået til. Vurderingen er rigtig nok, men der bliver ikke skrevet noget.	Send til LiveCloud. Det er en indstilling, ikke noget du kan rette.
„Deltageren har ingen identitet at anonymisere“	Profilen er aldrig blevet knyttet til en rigtig person (fx et tomt oprettet kort).	Der er ikke noget at slette. Send til LiveCloud, hvis rækken skal ryddes.
„Deltageren er allerede anonymiseret“	Sagen er lukket i forvejen.	Ingenting. Sig til gæsten at det er gjort.
Siden svarer 403, eller menupunktet mangler	Du står på et andet festival-år end deltageren, eller du har ikke rettigheden.	Skift til det rigtige år øverst i FMS. Mangler du rettigheden, så bed en administrator om den.

Aldrig: anonymisér ikke på mistanke, og ikke „bare for at rydde op“. Det skal være en rigtig anmodning fra en person, du har bekræftet. Handlingen kan ikke fortrydes.