Festivalhåndbog · du bruger FMS

Nyt festival-år i FMS

Når et nyt festival-år skal i gang, opretter I et nyt summit i FMS. Denne håndbog er festivalledelsens tjekliste: hvad der følger med fra sidste år, hvad der skal bygges forfra, og i hvilken rækkefølge. I kan gøre næsten alt selv - de få punkter der kræver udvikler, står samlet til sidst.

Under revision (august 2026): LiveCloud arbejder på årsskifte-mekanikken, bl.a. at gæsternes beats følger med over i det nye år, og at generel information (adresse, CVR, kontakter m.m.) kopieres med når et nyt summit oprettes. Afsnit A og F ændrer sig, når det lander. Brug ikke denne side som facitliste ved et årsskifte uden at tale med LiveCloud først.
📅
Det er jer

Festivalledelsen/administrationen. I arbejder i FMS; opgaverne løses oppefra og ned.

Tre tommelfingerregler: (1) Alt indhold og salg er pr. år og starter tomt: billettyper, produkter, boder, skærm-tekster, bemanding, gates. (2) Personerne følger med: alle med MitID-login dukker automatisk op igen første gang de logger ind - men deres beats-saldo, gemte kort og gamle billetter følger IKKE med. (3) Enkelte ting deles på tværs af år: kunstner-biblioteket, beacon-hardwaren, rolle-definitionerne og betalings-/mail-opsætningen bagved.
Hvad følger med · hvad starter forfra
Følger med: FMS-brugerkonti (men ikke deres roller!), kunstnere i biblioteket (gen-tilknyttes med nye spilletider), beacons (gen-tilknyttes), organisationers stamdata (CVR m.m.), Sektionsadgangs-matricen, betalings- og mailsystemet bagved.
Starter forfra: billettyper, produkter, priser, salgskanaler, lager, boder og POS-opsætning, kampagner, design og tab-menu, skærm-tilpasninger, app-tekster, nyheder, kort/POI, gates og scanner-profiler, terminaler, NFC-armbånd, bemanding (områder, hold, pladser), Danløn-numre, organisationskonti og deres medlemmer, gæstelister, akkreditering - og alle gæsters beats, gemte kort og billetter.

Trin AOpret det nye summit

Kun en administrator med summit-admin-rettigheder kan oprette. Siden hedder Summit-indstillinger; knappen er Opret summit.

  1. Gå til Indhold → Generelt og klik Opret summit. Udfyld navn, et unikt Slug med årstal (fx ringsted-festival-2027), sæson, adresse og kontakt.
  2. Sæt start- og slutdato med det samme. Datoerne styrer hvornår scannere, gates og apps kan se summittet - se faldgruberne nederst.
  3. Efter oprettelsen skifter FMS automatisk til det nye summit. Åbn Indhold → Generelt IGEN og udfyld det, oprettelsen ikke spørger om: kursen (kr pr. Beat - udfyldes den ikke, kører systemet stille videre på en standardkurs!), valuta, virksomhedsnavn, CVR-nr., EAN, bogholderi-e-mail, og Danløn-kortets to lønartsnumre.
  4. Udfyld også Mail-konfigurationen (invitations-skabelon, afsendernavn m.m.) - den er først synlig efter summittet findes, så det er altid et andet gem.
  5. Gennemgå feature-slåerne: beats-only, butik med kort/beats, refusion, resale, e-mail-login osv. Alt starter slået FRA.

Trin BGiv adgange - før alt andet

Roller gives PR. SUMMIT. Alle jeres FMS-brugere findes stadig, men på det nye summit har de ingen roller endnu.

  1. Gå til brugerlisten og tildel hver kollega deres rolle på det nye summit (samme roller som sidste år - de kopieres ikke).
  2. Forvent henvendelser som "FMS er tomt" eller "jeg kan ikke se noget" på dag ét: det betyder bare, at personen mangler sin rolle på det nye summit.

Trin CApp & design

Skærmene bliver født med et fornuftigt standardindhold, men design og tab-menu er helt tomme.

  1. Visuelt → Design: sæt farver og typografi, og byg tab-menuen (faner + startskærm). Uden den har appen ingen bundmenu.
  2. Indhold → Skærme: standard-skærmene findes allerede. Gennemgå rækkefølge og synlighed, og gentag de tekst-tilpasninger I lavede sidste år - de følger ikke med.
  3. Indhold → Sider: slet-konto- og resale-siderne oprettes automatisk; andre sider (fx udleveringssedler) skal laves igen.
  4. App-tekster/oversættelser, nyheder, toasts, kort, POI'er og venues er alle pr. år - genskab det der skal med.
  5. Kunstnere: biblioteket består. Tilknyt hver kunstner til det nye summit med nye spilletider og scener. Samme med beacons: hardwaren kendes, men skal kobles på det nye år.

Trin DBilletter & salg

  1. Billetter & produkter: opret billettyper, produkter, kategorier og priser forfra.
  2. Sæt salgskanaler pr. produkt (webticket, app, POS, mad & drikke) med synlighedsdatoer - et produkt uden kanal kan ikke købes nogen steder.
  3. Lager: opret lager-stederne og markér ét som standard-depot FØR boder og POS sættes op - uden standard-depot fejler varesalget.
  4. Forhandlere: opret boderne igen (samme e-mail som sidste år er OK), bod-grupper og POS-indstillinger.
  5. Kampagner og resale-indstillinger genskabes efter behov.

Trin EScanning & enheder

  1. Scanning: opret scanner-profiler og gates med friske scanner-logins, og kobl dem sammen.
  2. Enheder: registrér terminaler, lav parringskoder og importér NFC-armbånd (samme fysiske armbånd kan genbruges år for år).
  3. Test-tip: scannere kan først se summittet når startdatoen er nået. Skal I gate-teste FØR festivalen, så sæt startdatoen tidligt nok - ellers ser scanneren ingenting, uden fejlbesked.

Trin FMennesker

  1. Modtagere: organisationerne fra sidste år dukker først op på det nye summit, når de får en konto her. Stamdata (CVR m.m.) genbruges, men konti, medlemmer og puljer laves igen, og invitationer gensendes.
  2. Bemanding: byg områder og hold igen og importér personale-arket (se Bemanding-guiden). Medarbejderne genkendes på e-mail/login når de tilmelder sig.
  3. Danløn-numrene skal genimporteres hvert år - de hænger på årets personale-profil (se Beats-afregning & Danløn-guiden). Medarbejderne udfylder selv adresse m.m. igen i webticket'en.
  4. Akkreditering, gæstelister og gæstegrupper genskabes.
  5. Gæsterne: alle med MitID-login genopstår automatisk ved første login - men de starter med 0 beats, uden gemt betalingskort og uden auto-optankning. Sidste års billetter og QR-koder afvises konsekvent ved gaten.

Uden for FMSKræver udvikler

Disse fire punkter kan I ikke selv - bestil dem hos LiveCloud i god tid.

  1. Webticket'en skal peges på det nye summit (server-indstilling).
  2. Appen skal peges på det nye summit; ændres app-scheme eller store-opsætning, kræver det en app-release.
  3. Betaling og mail: Swedbank- og Postmark-kontiene er fælles for alle år - tjek at de stadig passer til årets juridiske enhed.
  4. Det gamle summit: lad slutdatoen stå korrekt (afsluttet), så det forsvinder fra scanner- og app-lister af sig selv.

VigtigtFaldgruber

  1. Datoerne styrer synligheden. Uden slutdato er summittet "aktivt" for evigt og blander sig med det nye år i alle lister; med fremtidig startdato er det usynligt for scannere indtil dagen oprinder.
  2. Kursen: glemmer I kr pr. Beat, regner systemet stille videre med standardværdien - sæt den som noget af det første.
  3. Forkert summit valgt: efter oprettelsen kan FMS ved næste login lande på et vilkårligt af jeres summits. Tjek altid vælgeren øverst til venstre, især før I gemmer noget.
  4. Skift af summit midt på en side: skifter I summit mens en indstillingsside er åben, kan siden vise det gamle summits værdier. Genindlæs siden efter skift, før I gemmer.
  5. Standard-depotet skal findes før POS-salg virker (Trin D).
  6. Krydsscanninger ved årsskiftet: en scanner der stadig er logget ind på sidste års summit, afviser alle årets gæster. Systemet overvåger det og advarer ved mange på én gang - men tjek scanner-login som det første, hvis "alle bliver afvist".
LiveCloud FMS · Nyt festival-år - festivalhåndbog til ledelsen. Se også: Bemanding-guiden (personale-import), Beats-afregning & Danløn (efter festivalen). Knap-navne svarer til den live FMS.