Guide · du bruger FMS

Beats-afregning & Danløn

Efter festivalen skal medarbejdernes ubrugte, tildelte beats afregnes som en del af honoraret. Alt kan trækkes direkte i FMS: fire opgørelses-ark til overblik, kontrol og historik, og to Danløn-filer til selve lønkørslen. Til sidst nulstilles beats, så saldi ikke lever videre til næste år. Danske knap-navne står i grå - fx Afregning pr. person - så du ved hvad du skal klikke på.

🧾
Det er dig

Festival-administration (fx Line). Du arbejder i FMS og afleverer filer til bogholderiet.

Hvor du arbejder: alle udtræk ligger under Bemanding → knappen Handlinger øverst til højre → gruppen Beats-afregning. Tjek at den rigtige festival er valgt øverst til venstre, før du trækker noget.

Trin 1Afregnings-arkene

Arkene åbner direkte i Excel med danske tal og æøå. Øverst i hvert ark står festivalen, hvornår det er genereret, og kursen (fx 1 Beat = 1,00 DKK) - kronebeløbene følger kursen.

  1. Afregning pr. person: én række pr. tilmeldt medarbejder med område, medarbejdernummer, afregningstype, sats og beats/kroner til afregning. Har en person flere pladser på samme hold, står beløbet kun på den første række, så summer aldrig tæller dobbelt.
  2. Afregning pr. område: summen pr. område plus pulje tilbage - så en områdeleder kan se sit eget regnskab.
  3. Udbetalt (historik): hvad der rent faktisk er udbetalt, læst af posteringerne. Den er tom indtil du har nulstillet (trin 6), og bliver derefter den blivende kvittering - se trin 7.
  4. Beløbet er personens ubrugte, tildelte beats. Beats personen selv har tanket op for egne penge, afregnes aldrig - forbrug trækker altid af tildelingen først.
Løn-eksporten findes i to udgaver
Løn-eksport (kun aktive pladser) er den du skal bruge: kun åbne pladser med en person på. Løn-eksport (alle pladser) tager også lukkede og tomme pladser med og er kun til kontrol. Status-kolonnen kan ikke selv skelne, for den siger tilmeldt, inviteret eller åben, men aldrig om pladsen er lukket. Begge udgaver indeholder CPR.

Trin 2Kontrollisten

Kontrollisten samler det, der skal afklares, før lønkørslen.

  1. Uden plads: personer der holder ubrugte tildelte beats, men ikke længere har en plads på holdet. De kommer ikke automatisk med i afregningen - afgør dem manuelt.
  2. Mangler afregningstype: tilmeldte pladser uden løn/faktura-valg. Ret typen via blyanten på personens række i Bemanding (Rediger person → Honorartype).
  3. Er der intet at bemærke, står der Ingen bemærkninger - så er du klar.

Trin 3Danløn-opsætning (én gang pr. festival)

Lønlinje-filen skal kende Danløns lønartsnumre - ét for løn og ét for honorar (B-indkomst). Numrene får du af bogholderiet.

  1. Gå til Indhold → Generelt og find kortet Danløn.
  2. Udfyld Lønart for løn og Lønart for honorar, og gem.
Glemmer du opsætningen, siger systemet selv til: i stedet for en fil får du en besked om at udfylde lønartsnumrene under Indhold - Generelt.

Trin 4Importér Danløn-numre

Danløn matcher på sine egne medarbejdernumre, så FMS skal kende bogholderiets numre. Det gøres én gang - nye folk kan altid importeres oveni.

CSV-format
To kolonner: medarbejdernummer;danloen_nummer - medarbejdernummeret er det, der står på personens række i Bemanding og i afregnings-arkene. En valgfri e-mail-kolonne bruges som reserve-match.
  1. Vælg Importér Danløn-numre i Handlinger-menuen, peg på CSV-filen, og klik Importér.
  2. Svaret viser hvor mange numre der blev gemt, og lister rækker der ikke kunne matches - med linjenummer og årsag, så intet forsvinder stille.

Trin 5Lønlinjer & opret først

To downloads i samme menu gør lønkørslen til en import i stedet for tastearbejde.

  1. Danløn-lønlinjer: maskinfilen til Danløns import. Den har en overskriftsrække og seks kolonner - CVR-nummer;medarbejdernummer;løntype;enheder;sats;beløb - hvor enheder og sats står tomme, fordi beløbet er et fast tal og ikke en sats gange et antal. Løn-folk lander på løn-lønarten, honorar-folk på honorar-lønarten, og beløb summeres på tværs af hold.
  2. Danløn: opret først: personer med beløb, men uden Danløn-nummer. Opret dem i Danløn først (stamdata med CPR og adresse står i Løn-eksport (kun aktive pladser)), importér deres nye numre (trin 4), og træk lønlinjerne igen.

Trin 6Nulstil beats efter løn

Når pengene er udbetalt, skal beats tages ud af omløb. Ellers står de på medarbejdernes konti og kan bruges igen, selvom de allerede er betalt kontant.

  1. Vælg Nulstil beats efter løn nederst i Beats-afregning-gruppen. Du får først et overblik: hvor mange beats der hentes hjem, fra hvor mange personer og områder, og hvor meget der annulleres i puljerne.
  2. Sæt fluebenet om at lønlinjefilen er hentet og beløbene godkendt. Knappen er låst indtil da.
  3. Kørslen henter alle ubrugte tildelte beats hjem fra medarbejderne og tømmer derefter områdernes puljer, i én omgang for hele festivalen.
Egne penge røres ikke. Har en medarbejder selv tanket op, bliver den del stående. Kun det I har tildelt, hentes hjem. Forbrug er også urørt - der trækkes kun i det ubrugte.

Trin 7Se hvad der blev udbetalt

Efter nulstillingen står alle saldi på nul, og både Afregning pr. person og beats-tallet på den enkelte viser derfor nul. Det er ikke en fejl, og der er ikke slettet noget.

  1. Alle levende visninger regner netto: tildelt minus tilbagetrukket. Nulstillingen trækker tilbage med samme stempel som tildelingen brugte, så de to udligner hinanden.
  2. Udbetalt (historik) læser posteringerne i stedet for saldoen og svarer på hvad hver person fik - også om et år. Dato, område, navn, medarbejdernummer, beats og kroner, plus pulje-annulleringerne for sig.
  3. Området i arket er det hold der betalte, ikke hvor personen sidder i dag. Flytter nogen plads bagefter, ændrer det ikke historikken.
Arket indeholder ikke CPR og kan derfor deles frit, fx med bogholderiet eller en revisor.

Trin 8Regler & faldgruber

  1. Nulstil aldrig før lønlinjefilen er hentet og godkendt. Afregningen regnes ud fra den levende saldo, så nulstiller du først, går udtrækket til nul. Historik-arket kan stadig vise hvad der blev afregnet, men du skal ikke bytte om på trinnene for at teste det.
  2. Træk altid frisk samme dag som lønkørslen. Beats kan stadig bevæge sig (køb, udbetalinger), og et gammelt ark kan betyde dobbeltbetaling.
  3. Faktura-folk kommer aldrig med i lønlinjerne. De afregnes efter deres egen faktura, og beløbet står i person-arket under deres afregningstype.
  4. Frivillige og værdikort-folk udløser heller ingen lønlinje.
  5. Prøve-importér den første fil i Danløns importskærm, før den bruges til en rigtig kørsel.
  6. Lønlinje-filen indeholder aldrig CPR - Danløn matcher på medarbejdernummeret. CPR til oprettelse ligger kun i Løn-eksport, som behandles fortroligt.
LiveCloud FMS · Beats-afregning & Danløn - guide til festival-administrationen. Knap-navnene svarer til den live FMS. Se også Bemanding-guiden for import og opsætning af personalet.