Guide · du bruger FMS

Beats-afregning & Danløn

Efter festivalen skal medarbejdernes ubrugte, tildelte beats afregnes som en del af honoraret. Alt kan trækkes direkte i FMS: tre opgørelses-ark til overblik og kontrol, og to Danløn-filer til selve lønkørslen. Danske knap-navne står i grå - fx Afregning pr. person - så du ved hvad du skal klikke på.

🧾

Det er dig

Festival-administration (fx Line). Du arbejder i FMS og afleverer filer til bogholderiet.

Hvor du arbejder: alle udtræk ligger under Bemanding → knappen Handlinger øverst til højre → gruppen Beats-afregning. Tjek at den rigtige festival er valgt øverst til venstre, før du trækker noget.

Trin 1De tre afregnings-ark

Arkene åbner direkte i Excel med danske tal og æøå. Øverst i hvert ark står festivalen, hvornår det er genereret, og kursen (fx 1 Beat = 1,00 DKK) - kronebeløbene følger kursen.

Afregning pr. person: én række pr. tilmeldt medarbejder med område, medarbejdernummer, afregningstype, sats og beats/kroner til afregning. Har en person flere pladser på samme hold, står beløbet kun på den første række, så summer aldrig tæller dobbelt.
Afregning pr. område: summen pr. område plus pulje tilbage - så en områdeleder kan se sit eget regnskab.
Beløbet er personens ubrugte, tildelte beats. Beats personen selv har tanket op for egne penge, afregnes aldrig - forbrug trækker altid af tildelingen først.

Trin 2Kontrollisten

Kontrollisten samler det, der skal afklares, før lønkørslen.

Uden plads: personer der holder ubrugte tildelte beats, men ikke længere har en plads på holdet. De kommer ikke automatisk med i afregningen - afgør dem manuelt.
Mangler afregningstype: tilmeldte pladser uden løn/faktura-valg. Ret typen via blyanten på personens række i Bemanding (Rediger person → Honorartype).
Er der intet at bemærke, står der Ingen bemærkninger - så er du klar.

Trin 3Danløn-opsætning (én gang pr. festival)

Lønlinje-filen skal kende Danløns lønartsnumre - ét for løn og ét for honorar (B-indkomst). Numrene får du af bogholderiet.

Gå til Indhold → Generelt og find kortet Danløn.
Udfyld Lønart for løn og Lønart for honorar, og gem.

Glemmer du opsætningen, siger systemet selv til: i stedet for en fil får du en besked om at udfylde lønartsnumrene under Indhold - Generelt.

Trin 4Importér Danløn-numre

Danløn matcher på sine egne medarbejdernumre, så FMS skal kende bogholderiets numre. Det gøres én gang - nye folk kan altid importeres oveni.

CSV-format

To kolonner: medarbejdernummer;danloen_nummer - medarbejdernummeret er det, der står på personens række i Bemanding og i afregnings-arkene. En valgfri e-mail-kolonne bruges som reserve-match.

Vælg Importér Danløn-numre i Handlinger-menuen, peg på CSV-filen, og klik Importér.
Svaret viser hvor mange numre der blev gemt, og lister rækker der ikke kunne matches - med linjenummer og årsag, så intet forsvinder stille.

Trin 5Lønlinjer & opret først

To downloads i samme menu gør lønkørslen til en import i stedet for tastearbejde.

Danløn-lønlinjer: maskinfilen til Danløns import - én linje pr. person med nummer;lønart;beløb. Løn-folk lander på løn-lønarten, honorar-folk på honorar-lønarten, og beløb summeres på tværs af hold.
Danløn: opret først: personer med beløb, men uden Danløn-nummer. Opret dem i Danløn først (stamdata med CPR og adresse står i Løn-eksport), importér deres nye numre (trin 4), og træk lønlinjerne igen.

Trin 6Regler & faldgruber

Træk altid frisk samme dag som lønkørslen. Beats kan stadig bevæge sig (køb, udbetalinger), og et gammelt ark kan betyde dobbeltbetaling.
Faktura-folk kommer aldrig med i lønlinjerne. De afregnes efter deres egen faktura, og beløbet står i person-arket under deres afregningstype.
Frivillige og værdikort-folk udløser heller ingen lønlinje.
Prøve-importér den første fil i Danløns importskærm, før den bruges til en rigtig kørsel.
Lønlinje-filen indeholder aldrig CPR - Danløn matcher på medarbejdernummeret. CPR til oprettelse ligger kun i den almindelige Løn-eksport, som behandles fortroligt.